Как заставить клиентов платить наличными. Управляем дебиторкой: как заставить платить вовремя. Теги и ключевые фразы

– Продолжаем рассказывать о том, как компаниям сегодня работать с дебиторской задолженностью. В прошлой статье речь шла о выстраиванию эффективной системы по возврату «дебиторки» и кто из сотрудников должен этим заниматься. Сейчас поговорим, как работать с уже возникшей (или вот-вот возникающей) задолженностью, а также – о психологических тонкостях общения с должниками.

3 вопроса с ответами, которые должен знать должник

Я рекомендую начать с разъяснительной работы. Желательно письменно уведомить клиента (отправить предварительно составленную памятку по работе с товарным кредитом), а также устно проговорить последовательность действий, ответить вот на эти вопросы:

Вопрос 1: «Почему важно погасить дебиторскую задолженность точно в срок?» . Поясните причины:

1. Сохранение доверительных партнерских отношений. Мы стремимся развивать партнерские отношения, доверяем и уважаем выбор клиентов. Поэтому просим с таким же уважением относиться к нашему требованию – погасить дебиторскую задолженность точно в срок.

2. Сохранение преференций и скидок. От вашей финансовой дисциплины зависят будущие условия по работе с нашей компанией.

3. Сохранение репутации. Чем более надежной будет репутация вашей компании, тем более комфортные условия по отсрочке и скидкам вы получите.

4. Предоставление от компании дополнительной скидки за «предоплату».

В ходе общения с кредитором должник всегда (осознавая это или нет) пытается оказать влияние на кредитора. Даже если должник проявляет реакцию конструктива, то он всё равно тем самым пытается (пусть и неосознанно) произвести впечатление на кредитора и сообщить ему «между строк» своей реакцией о том, что он порядочный, хороший и добросовестный контрагент с которым стоит иметь дело в будущем.

Рассказывая об имеющихся трудностях и тяготах, дебитор пытается затронуть такую струну человеческой души кредитора — физического лица или сотрудника компании-кредитора как «жалость и сочувствие». Целью такой игры «на струнах» является получение отсрочки погашения долга. Проявляя агрессию, должник пытается повлиять на кредитора через струны «страха» и «комфорта» добиваясь, чтобы кредитор (не желая иметь негатива от общения с должником и взыскания долга), полностью забыл о дебиторе, либо общался с ним как можно реже.

Аналогичным образом, осознавая это или нет, кредитор пытается влиять на должника. Для того чтобы эффективность влияния на должника была больше, а зависимость от его психологических манипуляций меньше, кредитору важно придерживаться описанных выше правил общения с должником, а также уметь играть на его «струнах» должника и отслеживать попытки аналогичной игры со стороны должника.

Для удобства, информацию по игре на «струнах», я свёл в таблицу. Приведённые варианты психологических манипуляций, естественно, не единственно возможные. Указанные в таблице примеры лишь иллюстрируют одну из возможностей использование каждой «струны».

Отслеживание кредитором применяемой против него «игры» и распознание манипуляций должника снижает их «вредоносность» на порядок, поскольку позволяет кредитору оценить реальное положение дел за счёт разума, а не эмоций.

Кредитор со своей стороны может вести игру на «струнах» как методом перебора по одной «струне» (начиная с любой), так и методом «аккордного исполнения», когда в ходе одного сообщения затрагиваются сразу несколько «струн». Например, говоря должнику «Заплатите к намеченному сроку, а то вам помимо суммы долга придётся заплатить неустойку и возместить судебные расходы. Кроме того, так долго тянуть с оплатой крайне непорядочно и не по-мужски. Поэтому заплатите к намеченному сроку!» кредитор тем самым затрагивает такие «струны» как «жадность», «порядочность», «мужественность».

Сообщения, адресованные должнику, в ходе игры на «струнах» могут быть как прямыми (буквальными), так и метафорическими. Произнося фразу «... если вы просрочите согласованную нами дату платежа, то...» мы открыто и буквально говорим должнику о том какие действия мы будет в отношении него предпринимать. В том же случае, когда мы в ходе общения с должником невзначай упоминаем о неком нерадивом должнике, тянувшем с оплатой, которого недавно привлекли к уголовной ответственности, то мы используем метафорический язык. В ряде случаев, использование метафорических историй о плохо «кончивших» должниках оказывает на дебитора больший эффект, нежели чем открытое сообщение о негативных правовых последствиях просрочки оплаты.

При этом важно отметить, что ни одна из струн не является «волшебной дудочкой», которая поможет кредитору заставить «плясать» любого должника. У каждого должника свой индивидуальный набор «струн». Один дебитор сильно реагирует и демонстрирует готовность заплатить на подчёркивание его исключительности, другой на обвинение в непорядочности, третий на угрозы финансовых потерей в результате уплаты пеней и судебных расходов, четвёртый на что-то ещё. Поэтому эффективность кредитору даёт только гибкая и вариативная «игра».

* Данный текст является фрагментом статьи «Тёрки» с должниками«, опубликованной в журнале «PROДЕНЬГИ», № 2 (15), 06-07.2012, стр. 28-32

Уважаемые посетители HotDolg!
Во избежание рисков, перед принятием каких-либо решений с использованием информации, размещенной на сайте, необходимо обращаться за получением консультации или иной необходимой помощи (правовой, управленческой, психологической) по конкретной сложившейся у Вас ситуации к специалисту.
Если Вы хотите получить мнение юриста по Вашей проблеме или если Вы хотите получить иную правовую помощь (составление документа, представление интересов в суде и т.п.), то используйте сервис "Записаться на консультацию" в верхней правой части сайта. Обращаем Ваше внимание, что предоставлять ответы на задаваемые посетителями вопросы в комментариях к материалам проекта HotDolg (тем более оперативно), в связи с их большим количеством, не представляется возможным.

Один из владельцев компаний попросил дать рекомендации, как собирать дебиторскую задолженность. Вот небольшой отрывок из новой книги «Финансовое планирование: Искусство создания дохода».

Работа по сбору оплат имеет собственную технологию, которая заключается в том, что клиенту необходимо вовремя напоминать, постепенно усиливая давление. Это требует очень высокой дисциплины, организованности и способности требовать выполнения обязательств. Такие качества обычно не присущи продавцам, таланты которых, как правило, в том, чтобы быстро создавать доверительное общение и поддерживать интерес.

1. Телефонный звонок с приветливым и вежливым напоминанием о том, что в течение ближайших 3-х рабочих дней клиенту необходимо оплатить счет.

2. Звонок в последний день срока оплаты. В середине рабочего дня у клиента выясняют, произведена ли уже оплата. Если оплата не сделана, ему приветливо, но при этом твердо напоминают, что он взял на себя обязательство оплатить в этот срок, и требуют, чтобы он произвел оплату до конца дня.

3. Если клиент не оплатил в срок, на следующий же день ему должно быть выслано письмо по факсу или электронной почте. В письме должно быть указано требование оплатить или будут применены штрафные санкции.

4. После отправки такого сообщения необходимо позвонить и потребовать, чтобы он либо оплатил в течение дня, либо предоставил официальное письмо с датой оплаты.

5. Если оплаты нет и не было письма с просьбой перенести срок оплаты, необходимо на следующий же день звонить и требовать официальное письмо.

6. Если клиент не прислал письмо в течение еще нескольких дней, ему отправляют официальную претензию с предупреждением о том, что дело будет направлено в суд, если в течение определенного срока оплата не будет произведена.

7. Если клиент не выполнил требования, направить все необходимые документы юристам и начать судебное дело.

Эта последовательность может показаться слишком жесткой, но это только лишь пример, вы можете разработать на ее основе более мягкую. Обратите внимание, чтобы выполнять эту работу, сотрудник должен по каждому счету внести в календарь задачу “воздействия 1-го уровня”, а потом пунктуально выполнить эту задачу. Чтобы не упустить какие-то оплаты, он должен вести соответствующие таблицы, постоянно работать с календарем. Выполнение “воздействия 2-го” уровня требует позвонить не просто в какой-то день, а в определенное время. Продавцы, как правило, просто забывают это делать. Если принять во внимание, что компания может иметь десятки и сотни выставленных счетов на оплату, это довольно большой объем очень специфической работы. Когда такую работу пытаются поручать продавцам, результат всегда один - они зачастую не могут выполнить вовремя и правильно даже первый шаг, про второй они практически гарантированно “забывают”, а о последующих шагах им страшно даже подумать.

Когда мы внедряли подход “постепенного увеличения давления”, это всегда приводило к росту дохода и значительному сокращению дебиторской задолженности. Ведь у большинства клиентов оплаты производятся довольно хаотично, они платят в первую очередь тем, кто требует оплаты. Конечно, этот подход может привести к тому, что компания потеряет какую-то небольшую часть клиентов, но, как ни странно, такие потери тоже способствуют росту дохода. Причину роста дохода несложно понять - продавцы, вместо того чтобы цепляться из последних сил за проблемных клиентов, вынуждены искать новых. В то же время компания избавляется от клиентов, которые съедают ресурсы (оборотные средства и рабочее время), те уходят к конкурентам и создают им сложности в работе. Но, что интересно, при внедрении такого подхода больше всего несогласий возникает у отдела продаж, они всегда говорят одно и тоже: “Мы будем терять клиентов, от нас все уйдут, лучше мы сами будем собирать оплаты”.

Я работаю на предприятии SaaS, эквивалентном членству в спортзале. Клиент знает, что они должны использовать его, потому что это хорошо для них (зарабатывает их $$$), и как только они попадают в качели, им это нравится. Но, несмотря на все мои усилия в UX, предмет по своей сути сух для творчества, и если они отвлекаются или колеблются, они склонны перестать «ходить в спортзал». Как «личный тренер», я должен оставаться бдительным, чтобы все были счастливы и мотивированы, или я теряю клиентов... следовательно, навыки межличностных отношений.

Некоторые клиенты не платят свои счета вовремя, и система автоматически сокращает доступ к прибыльным частям (вместе с электронной почтой для вежливости их бухгалтеру и менеджеру аккаунта). Один раз в месяц пользователь отправляет мне электронное письмо и говорит (перефразируя тон): «Я не могу получить доступ к своим данным, потому что у вас слишком поздно. Я пытаюсь выполнить работу, и это затрудняет работу. Можете ли вы восстановить доступ, пожалуйста?»

(Для контекста, на данный момент я отвечаю на что-то вроде « Извините, он автоматически отключает вас, когда учетная запись просрочена. Я восстановил доступ. [Имя менеджера acct в копии], обработан счет «К какой дате мы можем ожидать оплаты? »)

Может ли кто-нибудь дать мне объяснение отношения этих пользователей и предложить стратегию того, что я могу сказать, или как я могу себя вести:

1. Увеличьте вероятность того, что вы будете оплачиваться вовремя, а одновременно;
2. сделать этих пользователей более счастливыми в результате этих действий (т. е. избегать «принудительного» соблюдения условий оплаты посредством наказаний. Я могу думать о множестве принудительных действий, которые я мог бы сделать, но они уменьшали бы счастье пользователя).

Клиенты, о которых идет речь, обычно относятся к странам Латинской Америки.

2 ответы

Некоторые клиенты не платят свои счета вовремя, и система автоматически сокращает доступ к прибыльным частям (вместе с почтовым письмом для своего бухгалтера и менеджера аккаунта).

Как написано это письмо? Получают ли клиенты/пользователи или только бухгалтерский отдел?

Был ли пользователь предупрежден о том, что они будут отключены от службы?

Простым решением было бы: когда платеж просрочен, сначала отправьте дружеское напоминание, как для учета, так и для фактического пользователя. Затем, подождите две недели, отправьте еще одно напоминание и только отключите услугу, скажем, через несколько дней.

Это должно оставить их достаточно времени, чтобы либо заплатить, либо вспомнить бухгалтерский учет, чтобы сделать это. Это также гарантирует, что у них не будет неприятного сюрприза, когда их обслуживание будет сокращено, поскольку они были предупреждены...

Реакция, которую вы не хотите, - «Черт, эта штука не работает!» но вам нужна реакция: «Черт, мы забыли заплатить!»

На странице с ошибкой также должно быть указано что-то вроде:

«Пожалуйста, убедитесь, что ваш спам-фильтр настроен на прием двух предупреждающих сообщений, которые мы отправили вам в предыдущие недели, чтобы избежать дальнейших неудобств».

Уроки.

Итак, сегодня мы опять поговорим про фриланс и нелёгкую долю тех, кто выбрал удалённую работу.

Если вы никогда не работали с клиентами, которые серьёзно задерживают платежи, или с теми, кто и вовсе не платит, то вам можно только позавидовать. В реальности работа на фрилансе часто сопряжена с подобными проблемами. Можно сказать, что оплата работы по фрилансу - это чуть ли не ахиллесова пята всей концепции удалённой работы.

Такое случается и нет ничего хуже для профессионала, чем вложить душу в проект, а в результате получить только извинения или банальный «мороз». И пока в банках не принимают «извини» и «спасибо» в качестве платежа, вам нужно что-то делать чтобы снизить количество таких происшествий до 0.

В реальности на недобросовестных заказчиков можно наткнуться практически везде и размер компаний не главное. Недобросовестные клиенты попадаются как в виде мелких локальных бизнесов, так и в виде больших компаний с офисами по всей стране. Единственной схожей чертой в них является то, что они начинают пудрить вам мозги обещаниями заплатить «как только вы сделаете ещё вот это». Они будут нахваливать ваш дизайн и кормить вас обещаниями будущих проектов и рекомендаций своим партнёрам, но факт будет оставаться фактом - вы будете сидеть без оплаты до тех пор, пока сами не прекратите на них работать.

Такие случаи серьёзно ранят как вашу гордость, так и состояние вашего банковского счёта. К счастью, есть несколько способов по организации оплаты за услуги фриланса, которые позволят вам существенно сократить количество клиентов-пустышек, особенно когда у вас нет знакомого адвоката чтобы засудить до чёртиков такие компании или индивидуальных клиентов.

Большинство крупных компаний предпочитают платить за фриланс с некоторой отсрочкой. Одни из-за отсрочки платежей со стороны их клиентов, вторые - после согласования работ с тремя директорами, соседями по коридору и уборщицей тётей Глашей, третьи - потому что Юпитер в зоне Сатурна. И многие фрилансеры соглашаются на эти кабальные условия.

И это прекрасно, но прекрасно только для компаний заказчиков. Вам же это доставляет гору проблем и дни пустого ожидания. Если вас наняли на проект, то работа должна быть оплачена сразу же после окончания фактической работы. Если в вашей работе нет задержек, то и в оплате этих задержек быть не должно - начните уважать себя как профессионала.

Но как заставить заказчиков платить в срок за ваши услуги? Давайте разберемся в этом на простых примерах и шагах. Чтобы сократить количество неплатежеспособных клиентов, вам достаточно придерживаться простого правила - вы не делаете работу пока не получите платёж за предыдущий этап .

Для лучшего контроля финансов заведите себе аккаунт в распространённой платёжной системе, а ещё сделайте какой-нибудь виджет с возможностью оплаты онлайн прямо на вашу банковскую карту. Да, это будет стоить вам несколько дополнительных процентов, но существенно упростит процесс для клиентов и позволит лучше контролировать большое количество мелких транзакций.

«Нет оплаты, нет дальнейшей работы » - этот принцип должен быть основополагающим в работе с клиентами. Не стоит бояться упоминать об этом в переговорах с клиентами. Для подавляющего большинства будет проще платить вам небольшими траншами за каждый успешно пройденный этап.

Если ваша работа не предполагает постоянных затрат на что-либо, то вот вам примерный список того, как вы можете организовывать оплату по проекту чтобы с одной стороны видеть заинтересованность клиента в работе с вами, а с другой стороны до конца проекта оставаться мотивированным:

• Предоплата - 10%
• Создание прототипа - 20%
• Дизайн/коддинг основных элементов - 30%
• Создание остальных элементов - 30%
• Тестирование + некоторое количество финальных правок - 10%

Конечно же, данный список не является правилом и вы можете двигать проценты туда-сюда в зависимости от специфики вашей индустрии. Но практика показывает, что чем больше вы побеспокоитесь о разбиении проекта на так называемые milestone’ы, тем меньше будет риска сделать целый проект и получить за него «БОЛЬШОЕ спасибо».

И нет ничего страшного в том, чтобы просить предоплату даже за маленькие проекты. Помните, что соглашаясь на них, вы резервируете в вашем расписании некоторое время для выполнения. А застолбив время за таким проектом, вы можете потерять возможность взяться за другой, более крупный проект. Всё это риски, которые всегда нужно учитывать.

Ваши клиенты должны понимать, что работа не начнётся пока:

• Вы не получите платёж . Если клиент сетует на то, что ему приходится платить до старта самой работы, он скорее всего будет довольно плохим клиентом и принесёт вам кучу проблем. Помните, если вы отказываетесь от других проектов и ждёте прогресса по данному, вы должны получить задаток чтобы застраховать себя от трат времени на пустое ожидание.
• Вы и клиент прочитают, поймут и подпишутся под всеми пунктами оффера . Предложение не станет рабочим планом до тех пор, пока обе стороны не согласятся с каждым пунктом плана. Только в этом случае документ начнёт отображать точку зрения обеих сторон.
• Клиент не начнёт работу над «домашним заданием» . Ожидание данных, фотографий, графики, презентаций и вордовских файлов с текстами не только заставляет ваши нервные клетки перегорать быстрее, но и вносит существенные сдвиги в сроки. Не начинайте работу, пока у вас не будет полного перечня нужной информации - это будет только мотивировать и дисциплинировать заказчика.

Описанные здесь подходы в некоторых случаях могут показаться слегка некомфортными для обсуждения с новым заказчиком, который может с лёгкостью «сорваться с крючка». Но сопоставим ли уровень дискомфорта с теми случаями, когда вы выполнили работу, а вам не заплатили? Нет? То-то же!