Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании. Журнал учета рабочего времени — образец заполнения Журнал регистрации рабочего времени образец

О том, что понимается под работой в условиях ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в нашей . А обязательно ли вести учет ненормированного рабочего времени и по какой форме это нужно делать?

Вести ли учет ненормированной работы?

Напомним, что в общем случае работа в условиях ненормированного рабочего дня дополнительной оплате не подлежит. За такой особый режим работы ТК РФ предусматривает предоставление работнику . При этом предоставление этого отпуска не зависит от времени фактической ненормированной работы (п. 3 Письма Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761 , Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). Для получения права на отпуск достаточно лишь того факта, что работнику ненормированный рабочий день установлен.

Казалось бы, раз фактическое время работы в условиях ненормированного рабочего дня не влияет ни на порядок оплаты труда такого работника, ни на порядок предоставления ему дополнительного отпуска, учет ненормированного рабочего времени можно не вести.

Однако ТК РФ содержит требование, чтобы работодатель в обязательном порядке вел учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

И для времени, отработанного в условиях ненормированного рабочего дня, исключение не предусмотрено.

Более того, если такой учет не вести, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрены штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• на руководителя, а также работодателя-ИП - от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на организацию - от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Составляем журнал учета рабочего времени

ТК РФ не содержит указания, по какой форме вести журнал учета ненормированного рабочего времени. Поэтому работодатель решает сам, в каком виде такой учет вести.

Это можно делать, например, в том же табеле учета рабочего времени, в котором ведется учет «обычной» работы. Скажем, в унифицированной форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или в форме № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Скачать бланки унифицированных форм табелей учета рабочего времени можно здесь:

• форма ;
• форма .

Для учета работы в условиях ненормированного рабочего дня работодатель может завести и отдельные табели № Т-12 или № Т-13, а также разработать самостоятельно иные формы первичных учетных документов. Применяемую форму учета рабочего времени за пределами его установленной продолжительности необходимо закрепить в .

Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.

Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.

Порядок ведения журнала

Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.

Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении. Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника - должность не имеет значения.

Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном - с помощью специальных компьютерных программ. Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим. Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены. Это значит, что учётную книгу нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и скрепить концы шнуровки печатью. Когда документ прошит и пронумерован, это защищает его от искажения данных - никто не сможет удалить или заменить листы.

При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

• порядковый номер записи;
• календарную дату;
• ФИО работника;
• время прихода на работу;
• время ухода;
• подпись сотрудника;
• сведения о служебных поездках - время ухода, прихода, цель.

В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в . При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

Однако,это больше относится к табелю.

Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

На практике встречаются три случая:

• сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
• руководитель конкретного отдела;
• сотрудник из отдела кадров.

К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

Правила ведения журнала графика работы

Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

Как оформить журнал графика работы?

Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

Журнал учета рабочего времени — образец

Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

Журнал учёта рабочего времени - документ, в котором указывается, когда сотрудники приходят на предприятие и когда они его покидают.

Для какой цели ведётся журнал

Журнал учёта рабочего времени - это документ, необходимость в котором появляется, когда число сотрудников компании становится достаточно значительным, в результате чего у руководства или у ответственных сотрудников более нет возможности фиксировать их появление «на глазок» . Тогда эту функцию берёт на себя документ.

Стоит отметить, что в законодательстве не указана обязательность его ведения и на предприятиях с большим количеством персонала. Также для него не предусмотрена стандартная форма, требования ограничиваются существующими в делопроизводстве в целом. Поэтому предприятия сами могут устанавливать детали для собственных журналов учёта в соответствии с потребностями той или иной компании.

Журнал учёта может служить для решения следующих задач:

• определение количества времени, которое проработал персонал с ненормированным рабочим днём;
• регистрация фактов опозданий и ранних уходов с работы;
• занятие кров на сверхурочных работах.

Таким образом, с использованием данного документа можно осуществлять точно фиксацию времени, которое все сотрудники проводят на своём месте. Кроме того, на журнал можно ссылаться, если между работодателем и работником возникают споры в отношении тех или иных вопросов, относящихся к рабочему времени. Равным образом на данный журнал допустимо ссылаться в суде, с той оговоркой, что вести его требуется правильным образом. При обнаружении нарушений он может быть не принят как доказательство.

Основные способы контроля рабочего времени

Основным способом контроля рабочего времени по сей день является предмет этой статьи, то есть журнал учёта рабочего времени, который может иметь как бумажную, так и виртуальную форму . Однако наряду с ним доступны и иные варианты. К ним относятся:

• электронный пропуск, выполненный в форме магнитной карточки, посредством которой проходят через турникет, посредством такого способа также всего можно выяснить время прибытия и убытия сотрудников;
• биометрический учёт, это самый современный способ, он предполагает, что сотрудники проходят на рабочее место по отпечаткам пальцев.

Общие правила оформления

Уже упоминалось, что общей формы для данного документа не существует. По этой причине каждое предприятие имеет возможность разработать её собственными усилиями на основе образцов, которые можно найти в интернете.

В частности, различается количество граф, на которые будет разлинован лист. Оно зависит от целей, на которые ориентируется работодатель. К примеру, не слишком сложный по форме журнал учёта может включать следующие колонки:

• число;
• фамилия и инициалы сотрудника и место его работы;
• подразделение предприятия, к которому он относится;
• время прибытия сотрудника на место;
• подпись, поставленная им при прибытии;
• подпись лица, ответственного за посещаемость;
• время ухода сотрудника;
• число часов, отработанных им на предприятии в этот день;
• отметка о несоблюдении рабочего графика (причиной может быть работа сверхурочно, задержка, имеющая уважительную причину, а также опоздание);
• подпись сотрудника при уходе;
• подпись лица, отвечающего за посещаемость.

Стоит уточнить, что с одной стороны этот перечень не исчерпывающий, в документ можно добавлять другие графы, с другой же стороны он не является и обязательным и при необходимости некоторые колонки из него могут быть исключены.

Так как в законодательстве не определены правила ведения данного документа, требуется определить их локально-нормативным актом. В частности факт ведения журнала может быть указан в Правилах, регулирующих внутренний трудовой распорядок. В то же время образец журнала можно ввести приказом руководителя. В дальнейшем документ требуется оформлять по всем правилам, которые были предписаны в его отношении локальными актами.

Данный журнал нужно оформлять с соблюдением следующих общих требований делопроизводства:

• необходимо ввести сквозную нумерацию и пометить номерами все его листы;
• требуется прошить данный документ, при этом нитки выводятся на его последний форзац, где их завязывают и придают концам длину не менее 5–7 сантиметров;
• на последней странице требуется поставить пломбу, которая имеет форму бумажного прямоугольника, прикреплённого концам шнуровки, в этот прямоугольник следует вписать число листов, также на него ставится подпись руководителя предприятия либо ответственного сотрудника.

Также в журнале (на форзаце или в ином месте) следует указать ряд основных сведений, в частности:

• наименование компании либо её структурного подразделения, если журнал ведётся для сотрудников составной части предприятия;
• число, когда журнал начали вести;
• число, когда в него была внесена последняя запись;
• фамилия имя отчество и пост лица, назначенного ответственным за ведение журнала.

В случаях, когда ведение журнала ведут сменяющие друг друга лица, к примеру, охранники, имеет не назначать единственного ответственного работника. Тогда указывают должность, которую он занимает.

Следует повторить, что эти требования не относятся к законодательным, принятым именно в отношении журнала учёта рабочего времени, но являются общими требованиями делопроизводства. Однако их соблюдение необходимо, особенно по прошивке и нумерации документа.

Способы заполнения

Равным образом отсутствуют и обязательные требования к порядку заполнения, и эти требования также рекомендуется утвердить локальным нормативным актом. Существуют два основных способа его ведения:

• ответственный сотрудник (либо лично, либо занимающий надлежащую должность, охранника или иную,) заполняет все графы, а другие сотрудники лишь удостоверяет своей подписью, что всё указано верно ;
• сотрудник заполняет все колонки, а подпись ставит именно ответственные сотрудник.

Оба способа равноценны, к обоим выдвигаются одинаковые требования:

Лицо, которое отвечает за ведение журнала, определяется руководителем, который также может указать определённую должность. При наличии нескольких подразделений руководитель может определить сотрудника, курирующего собственный журнал учёта каждой структурной единицы.

Стоит отметить, что в наши дни, наряду со стандартным ведением журнала вручную возможно также его оформление с использованием бланка в компьютере, а также посредством специального приложения.

Программы могут предоставляться организацией-поставщиком на несколько месяцев, этот способ подразумевает, что их отдают в аренду. Это сравнительно доступный вариант. Другая опция - бессрочное приобретение ПО предполагает, что заплатить придётся существенно больше.

В чём разница с табелем учёта

Данный документ необходимо отличать от табеля .

В табеле указывается лишь то, сколько всего часов сотрудник проработал в данные сутки. Поэтому менее содержательный табель можно заполнять на основании журнала, в котором указывается и точное время прибытия сотрудников на рабочее место, а также их ухода с него.

Какие госорганы контролируют

Для работодателей предусмотрена необходимость отслеживать время появления сотрудников на работе и их уход с неё. При этом форму данного контроля руководство предприятия устанавливает самостоятельно. Представители контролирующих ведомств отслеживают, насколько корректно производится учёт по принятой форме, насколько она соответствует требованиям делопроизводства, которые, как указывалось выше, носят обязательный характер.

В частности, проверить, как оформлен данный документ, имеют право налоговые органы, так как именно на его основании сотрудникам выплачивается заработок, а, следовательно, в дальнейшем и налоги с него в бюджет. И если данный журнал составлен неверно, то ненадлежащей окажется и величина платежей.

Также доступ к этому документу может получить Фонд Социального Страхования , который имеет право проверить, правильно ли определялся размер пособий, к примеру, по уходу за ребёнком либо на основании больничного листа. Аналогичное право есть у Федеральной инспекции труда.

При этом отсутствие данного журнала считается существенным нарушением трудового права, результатом чего будет штраф.

Вашему вниманию видео об автоматизации учета рабочего времени сотрудников.

Обязательно ли вести журнал учета рабочего времени сотрудников или достаточно табеля? Ответ на этот вопрос, а также образец журнала найдете в нашем материале.

Из статьи вы узнаете:

Учет рабочего времени

По закону работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого заполняют табель учета рабочего времен. Формы этого документа унифицированы:

Форма Т-12 и форма Т-13 утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421

В отличие от табеля , журнал учета рабочего времени образец скачать бесплатно позволяет ф иксировать точное время прихода и ухода сотрудника.

Кроме этого в журнале можно предусмотреть графу для обозначения причины опоздания или отсутствия. В ней можно будет указать реквизиты больничного листа , заявления на отпуск за свой счет или данные объяснительной записки.

С помощью журнала учета рабочего времени сотрудников скачать, также можно отслеживать сотрудников с гибким графиком или суммированным учетом – полностью ли они вырабатывают свою норму за учетный период.

Помимо этого, ведение такого журнала – это инструмент дисциплинарного контроля и мотивации. Часто опаздывающих сотрудников можно подвергнуть выговору, а приходящих вовремя наоборот, поощрить.

С другой стороны, журнал учета рабочего времени позволяет следить за работой руководителей структурного подразделения – если его сотрудники поздно уходят с работы, то есть перерабатывают – на лицо перегруженность рабочими обязанностями, неправильное распределение труда и обязанностей или нехватка кадров.

Если на предприятии много сотрудников с ненормированным рабочим днем , то для них лучше завести отдельный журнал учета ненормированного рабочего времени образец.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Поскольку журнал учета рабочего времени не является обязательным ни для бюджетных учреждений, ни для коммерческих организаций, не существует какой-либо разработанной и утвержденной формы.

Каждое предприятие, на котором руководитель примет решение вести учет с помощью такого журнала, вправе самостоятельно разработать его форму. Заполнять этот документ можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Журнал учета рабочего времени - бумажная форма

Как правило, в процессе учета кадров ведется не один журнал (учет трудовых договоров, бланков трудовых книжек и т.п.). Поэтому оформлять журнал учета рабочего времени следует также как и остальные регистрационные книги кадровой службы.

На титульном листе следует указать:

1. Полное название организации
2. Наименование документа: «Журнал учета рабочего времени сотрудников»
3. При необходимости, наименование структурного подразделения (если ведется раздельный учет)
4. Дата начала и окончания ведения журнала
5. Срок хранения

Целесообразнее вести учет по следующим графам:

Порядковый номер записи

Фамилия, имя, отчество работника

Должность/отдел

Время прихода на работу

Время ухода

Подпись работника

Также можно предусмотреть графы для фиксации причины неявки или опоздания, или реквизитов документов, объясняющих отсутствие на рабочем месте.

Если на предприятии часто случаются командировки – в журнале следует завести также графы для фиксации отсутствия командированного работника.

Учет рабочего времени в журнале ведется по дням. Для этого необходимо либо предусмотреть отдельную графу для обозначения даты, или для каждого дня выделить отдельные листы.

Все листы журнала можно сначала сделать в электронном виде, а затем распечатать или разлиновать тетрадь вручную. Также чистый бланк журнала учета рабочего времени сотрудников можно купить или заказать печать вместе с бланками других учетных документов и регистров.

Порядок заполнения журнала учета рабочего времени

Порядок ведения журнала учета рабочего времени сотрудников следует закрепить в Правилах внутреннего распорядка, а именно указать:

1. какие данные подлежат учету
2. кто из сотрудников ведет учет, и какие полномочия он имеет в этой связи
3. когда заполняется журнал и на основании каких данных (ежедневно/еженедельно).

Ответственный за ведение журнала учета рабочего времени сотрудников

Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец

Как заполнять журнал? Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников. Например, в момент прихода на работу и ухода с нее каждый лично заполняет определенные графы в журнале, лежащем в доступном месте (на посту охраны, у секретаря и т.д.). Однако такой способ не надежен с точки зрения контроля достоверности заполняемых данных.

Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.

Наиболее простой и современный способ ведения журнала учета рабочего времени сотрудников скачать применим на предприятиях, где используется электронная система контроля доступа, то есть сотрудники отмечают время прихода и ухода с работы магнитными картами через специальное устройство.

Компьютерная программа заносит сведения по каждому работнику в базу данных, из которой кадровик или другой уполномоченный сотрудник может распечатать информацию по присутствию того или иного работника на рабочем месте в определенное время или период.

Все листы журнала следует пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, сделать пломбу с описью количества листов. Хранить заполненные журналы следует в архиве организации не менее пяти лет.